TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý nhân sự là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả nhân sự trong một tổ chức/ Doanh nghiệp vào việc cải tiến môi trường làm việc, giảm lãng phí vào các hoạt động không mang lại giá trị. Đồng thời nâng cao tính an toàn và năng suất làm việc.

Nguyên tắc chung của tiêu chuẩn 5S trong quản lý nhân sự

Tiêu chuẩn 5S là chữa cái đầu của các từ: Seiri; Seiton; Seiso; Seiketsu và Shitsuke

Trong đó:

• Seiri (sàng lọc): Chọn và loại bỏ các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, đúng vị trí, thuận tiện khi sử dụng.
• Seiso (sạch sẽ): vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc: tránh vứt rác thải bừa bãi, lau chùi sạch sẽ nền nhà, máy móc, thiết bị.
• Seiketsu (Săn sóc): Luôn giữ gìn và duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp.
• Shitsuke ( Sẵn sàng): Luôn tự giác tạo thói quen làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và thuận tiện.

Tại sao cần thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý chất lượng nhân sự?

Thực hành 5S trong quản lý chất lượng nhân sự là một chương trình đòi hỏi có sự tham gia của tất cả các nhân sự có trong tổ chức/ Doanh nghiệp. Buộc họ phải tuân theo các nguyên tắc chung của tiêu chuẩn 5S. Nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, tiện lợi đồng thời tạo điều kiện cho tổ chức/doanh nghiệp áp dụng HTQLCL hiệu quả hơn, nâng cao năng suất làm việc và đem lại niềm tin cho khách hàng.

Lợi ích của tiêu chuẩn 5S trong quản lý chất lượng nhân sự

• Xây dựng một môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ, sắp xếp có khoa học. Giảm lãng phí thời gian tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như sự nhầm lẫn trong công tác quản lý.
• Mọi người trong và ngoài tổ chức/Doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy sự thay đổi rõ rệt khi áp dụng tiêu chuẩn 5S.
• Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến các hoạt động kinh doanh.
• Nâng cao ý thức kỷ luật trong tổ chức/doanh nghiệp.
• Tạo môi trường làm việc thuận tiện và an toàn.
• Cán bộ, công nhân viên đều tự hào về nơi họ làm việc
• Xây dựng hình ảnh và niềm tin của Tổ chức/Doanh nghiệp tới bạn hàng. Đem đến nhiều cơ hội phát triển trong kinh doanh.

Thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý chất lượng nhân sự như thế nào?

1. Seiri – Sàng lọc: loại bỏ những vật dụng không cần thiết

Thực hiện công tác kiểm tra các vật dụng, thiết bị, công cụ… tại khu vực làm việc xem thứ nào cần giữ lại và cần loại bỏ. Nên phân loại ra những vật dụng không cần dùng và vật dụng cần dùng.

2. Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, đúng vị trí, thuận tiện khi sử dụng

Tiến hành sắp xếp các vật dụng cần dùng một cách ngăn nắp đúng vị trí để thuận tiện khi sử dụng đến. Bạn có thể tạo ra một danh mục chứa đựng các vật dụng và ghi chú lại vị trí chứa đựng chúng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chờ đợi, nâng cao hiệu suất làm việc.

3. Seiso – sạch sẽ: vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc: Quét dọn, lau chùi nền nhà, máy móc, thiết bị, tránh vứt rác thải bừa bãi. Đồng thời cần lên kế hoạch bảo trì trước thời hạn các thiết bị máy móc trong tổ chức/ doanh nghiệp giúp hạn chế các vấn đề, sự cố có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Từ đó sẽ giảm bớt được thời gian lãng phí do các sự cố liên quan đến công việc.

4. Seiketsu (Săn sóc): Luôn giữ gìn và duy trì sạch sẽ, ngăn nắp tại nơi làm việc

Một khi 3S đã được thiết lập một cách bài bản thì việc đặt ra một tiêu chuẩn hóa tại nơi làm việc là điều vô cùng cần thiết. Nhằm tạo ra thói quen duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp tại nơi làm việc.

Cụ thể: Lên lịch trình dọn dẹp một cách chi tiết cụ thể vào một thời gian nhất định. Bắt buộc tất cả mọi người đều phải tuân theo và có trách nhiệm giữ vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng tại nơi làm việc của mình. Trong thời gian đầu mới thực hiện, các quản lý nên thường xuyên nhắc nhở, dán nhãn, đánh dấu hoặc có phiếu ghi chú về 5S tại nơi mọi người dễ thấy để giúp mọi người nhớ và tuân thủ theo đúng lịch trình đã đề ra.

Shitsuke – Sẵn sàng : Thực hiện 5S một cách tự nguyện, không nhắc nhở

Khi các tiêu chuẩn 5S được đề ra tại tổ chức/Doanh nghiệp thì tất cả mọi người cần phải tuân theo, thực hiện liên tục và duy trì thói quen đó trong suốt quá trình làm việc. Bước này sẽ giữ cho các hoạt động được suôn sẻ. Tuy nhiên người quản lý nhân sự cũng phải là tấm gương thực hiện 5S để các nhân viên có thể noi theo.

Bí quyết thành công khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý chất lượng nhân sự đó chính là tạo ra một môi trường tích cực, khuyến khích tất cả mọi người cùng tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì; cải tiến không ngừng. Nhằm tạo ra một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp đảm bảo tính hiệu quả trong khâu quản lý chất lượng nhân sự. Đây chính là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện thành công tiêu chuẩn 5S.