TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Thực hiện kế hoạch số 138-KH/QU ngày 16/4/2018 của Quận Ủy về việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong hoạt động của Quận Ủy Long Biên năm 2018.

Theo đó, Quận Ủy đã thực hiện 3 quy trình chung cấp quạn theo tiêu chuẩn ISO:

• Kiểm tra tổ chức đảng cấp dưới thực thi nhiệm vụ kiểm tra, giám sát.
• Kiểm tra tổ chức đảng cấp dưỡi thực hiện nhiệm vụ thi hành kỷ luật đảng
• Kiểm tra tài chính đảng của cấp ủy cấp dưới.

Mục tiêu của Ủy ban kiểm tra khi xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2015

• Dựa vào 3 quy trình đã đăng ký tiến hành áp dụng chuẩn hóa ISO. Nhằm hướng tới chuẩn hóa toàn bộ quy trình đã ban hành theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Tiến hành rà soát, sắp xếp lại toàn bộ hệ thống văn bản đi, đến và một số tài liệu chuyên nghành của Ủy ban kiểm tra Quận Ủy từ năm 2015-2018.

Để có thể thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, UBKT Quận Ủy đã tham mưu, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp cụ thể như sau:

Tiến hành chỉ đạo các cán bộ công chức tham gia đoàn cần áp dụng nghiêm ngặt các quy trình đã xây dựng, các cuộc khảo sát, kiểm tra, giám sát đều được cụ thể hóa theo quy trình nhất định; Cần có tiến độ thực hiện từng công việc, phân công rõ trách nhiệm của từng người. Ngoài ra, đối với công tác kiểm tra, giám sát của UBKT Quận Ủy tuy chưa bắt buộc áp dụng theo quy trình ISO 9001:2015. Nhưng UBKT Quận đã tiến hành chỉ đạo thư ký đoàn lên lịch làm việc cụ thể, phân công rõ trách nhiệm cho từng cán bộ nhằm từng bước chuẩn hóa và hướng tới việc áp dụng quy trình ISO trong năm tới.

Việc thực hiện công việc theo quy trình ISO sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, giám sát có thể đảm bảo được tiến độ hơn, gắn kết và nâng cao được trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức. Qua đó, nâng cao được các cuộc kiểm tra, giám sát. Đồng thời, còn giúp các ban lãnh đạo tăng cường hiệu quả công tác kiểm soát, đánh giá các cán bộ công viên chức tại cơ quan một cách khách quan nhất.

UBKT Quận Ủy đã phân công cán bộ phụ trách về ISO kết hợp với cán bộ của các phòng ban tiến hành hệ thống lại tất cả các bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Từ đó chia nhỏ công việc, trách nhiệm cho từng thành viên để chỉ huy thống nhất việc quản lý hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, gọn gàng, chặt chẽ, khi cần dễ tra cứu và khai thác thông tin; dễ quản lý và đmr bảo được tính mỹ quan trong cơ quan, theo trình tự sau:

Thứ 1: Lên kế hoạch và thống nhất các danh mục hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ theo quy định.

Thứ 2: Các cán bộ văn phòng ban chỉ huy phân loại các tủ lưu trữ hồ sơ và chia thành 2 nhóm: Hồ sơ công tác văn phòng và hồ sơ nghiệp vụ. Đồng thời phối hợp với các cán bộ phụ trách các lĩnh vực tại phòng ban cùng nhau thống nhất phương pháp lưu trữ, dán nhãn mác, mã hồ sơ, mẫu mục lục theo từng loại hồ sơ, tài liệu. Các mẫu mục lục, nhãn dán sau khi đã được sắp xếp, lưu trữ một cách khoa học sẽ được đóng thành quyển, lưu trữ để sử dụng lâu dài.

Thứ 3: Triển khai đến từng bộ phận theo lĩnh vực đã được phân công, phụ trách để lập mục lục, đánh tên, gắn mã số cho từng cặp, hộp, file… hồ sơ.

Thứ 4: Thống nhất quy định trong nội bộ về việc tra cứu, sắp sếp, sử dụng và quản lý hồ sơ, tài liệu. Theo đó, tất cả các hồ sơ, tài liệu sẽ được quản lý theo 2 nhóm như: Hồ sơ công tác văn phòng và hồ sơ nghiệp vụ. Mọi việc khai thác, sử dụng phải được sự cho phép của các cán bộ quản lý hồ sơ; Thực hiện việc mở sổ theo dõi, mượn tài liệu đều được quản lý một cách nghiêm ngặt, tránh mất mát, thất lạc.

Việc quyết tâm thực hiện theo quy trình ISO sẽ đảm bảo được các nhiệm vụ chuyên môn sẽ được hoàn thành theo kế hoạch. Các cán bộ công chức trong cơ quan UBKT vẫn tiếp tục sắp xếp thời gian, công việc để đảm bảo việc lưu trữ được thực hiện theo lộ trình đã đề ra. Đến thời điểm hiện tại, tất cả các bộ hồ sơ ở các lĩnh vực chuyên môn như: Kiểm tra, giám sát, giải quyết khiếu nại, kỷ luật Đảng…từ đầu năm 2015 đến nay đều được rà soát, sắp xếp theo một trình tự nhất định như gắn mã số, gắn tên và được sắp xếp theo thứ tự trên các kệ lưu, tủ lưu trữ; Hệ thống tủ sẽ được đánh số theo thứ tự kèm theo chỉ dẫn bên trong bên ngoài. Việc tra cứu sẽ thông qua việc mã hóa hồ sơ; Hệ thống sổ sách theo dõi nghiệp vụ sẽ được rà soát và thống nhất. Việc chuẩn hóa lưu trữ hồ sơ, tài liệu sẽ giúp việc thực hiện, tra cứu, khai thác thông tin một cách khoa học, dễ sử dụng hơn. Hơn nữa, việc làm này còn tạo ra sự thống nhất trong công tác quản lý, lưu trữ UBKT Quận Ủy, kể cả khi có sự thay đổi về nguồn nhân sự hoặc việc điều chỉnh, phân công nhiệm vụ trong nội bộ thay đổi thì vẫn có thể dễ dàng tiếp cận hoặc khai thác dễ dàng.

Với việc làm trên, ngày 30-11-2018 trong buổi đánh giá kết quả xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chẩn TCVN ISO 9001:2015, UBKT Quận ủy đã được các chuyên gia về quản lý chất lượng đánh giá cao về những kết quả mà quận Long Biên đã đạt được trong việc: triển khai kế hoạch, xác định lộ trình thực hiện, kết quả thực hiện các quy trình đã ban hành, tính khoa học, bài bản trong sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

Tiếp tục thực hiện có hiệu quả HTQLCL theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2015 trong thời gian tới, UBKT Quận ủy sẽ tập trung thực hiện những nội dung sau:

1. Thực hiện triệt để mục tiêu chất lượng đề ra trong năm 2018, nâng cao chất lượng công tác tham mưu của cán bộ, công chức từ đó nâng cao chất lượng hoạt động của UBKT Quận ủy.
2. Thực hiện chặt chẽ theo các quy trình đã ban hành, năm 2019 tiếp tục ISO hóa các quy trình mới, hướng tới 100% nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật của Đảng bộ quận Long Biên được cụ thể hóa bằng quy trình ISO.
3. Rà soát, sắp xếp, hệ thống lại toàn bộ tài liệu lưu trữ trên các máy tính tại đơn vị đảm bảo tính khoa học, ngăn nắp, dễ tra cứu khai thác, dễ quản lý.
4. Bám sát kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng, định kỳ tự đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đã đề ra; kịp thời nắm bắt, điều chỉnh các nội dung mới cho phù hợp với thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2015 đúng như chỉ đạo của Quận ủy, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị.