TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Bài viết này chia sẻ về bản chất của 7 loại lãng phí thông dụng trong sản xuất kinh doanh, lợi ích của việc phát hiện lãng phí và cách phát hiện loại bỏ lãng phí.

I. 7 loại lãng phí là gì? (7 Wastes)

“7 lãng phí” là phương pháp tập trung vào những hoạt động phát sinh các lãng phí về nguồn lực trong tổ chức, bao gồm:

1. Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects):

Sản phẩm lỗi không chỉ dẫn đến các chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn kéo theo cả các chi phí gián tiếp

2. Lãng phí do sản xuất thừa (Overproduction):

Sản xuất thừa sẽ dẫn đến rất nhiều chi phí bổ sung cho doanh nghiệp. Có thể kể ra một số như: chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân lực, chi phí hành chính, chi phí thiết bị, chi phí tài chính v.v.

3. Lãng phí do các động tác thừa (Motion):

Khi một người công nhân lấy một chi tiết sản phẩm lên, đặt nó xuống hay tìm kiếm nó thì chỉ tạo ra các cử động. Các cử động này không làm gia tăng giá trị cho chính chi tiết sản phẩm đó.

4. Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting):

Khi một công nhân hay một thiết bị không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ một hoạt động khác kết thúc hoặc phải chờ nguyên vật liệu chuyển đến.

5. Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm (Inventory):

Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí một khoản tiền lớn. Lưu kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị chìm đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những mục đích quan trọng khác. Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến các chi phí khác như thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc …

6. Lãng phí về vận chuyển hay di chuyển (Transportation):

Đây có thể là nguyên nhân của việc sắp xếp nơi làm việc không hợp lý dẫn đến những vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí.

7. Lãng phí trong quá trình hoạt động (Processing):

Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người. Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc.

II. Lợi ích của việc phát hiện ra 7 loại lãng phí?

Phát hiện 7 loại lãng phí là cách nó tìm ra các khu vực có cơ hội cải tiến nhằm làm giảm những hoạt động không hiệu quả.
Nó sẽ giúp cải thiện hiệu quả của tổ chức bạn bằng cách chỉ rõ những khu vực cần cải tiến và đảm bảo được các mục tiêu:
– Sản xuất vừa đúng lúc (Just In Time), đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn
– Bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả
– Đánh giá quá trình của bạn bằng việc sử dụng hiệu quả nguồn lực
– Chỉ mua đúng thứ bạn cần khi thấy cần dùng đến
– Sản xuất mà không có hàng bị sai lỗi
– Sản xuất những gì mà bạn biết là có thể bán được.

Sử dụng phương pháp 7 lãng phí sẽ mang lại lợi ích cho đối tượng nào?
Phương pháp 7 lãng phí được coi như là công cụ đánh giá thực trạng của toàn bộ tổ chức, vì vậy tổ chức sẽ nhận ra được lợi ích của nó. Nó có thể chỉ ra những thiệt hại của tổ chức từ việc thiết kế và hoạch định không tốt, thiếu sự đào tạo thích hợp, thiếu sự kiểm soát phù hợp, thiếu các nguyên tắc làm việc hoặc lười biếng trong công việc.

III. Áp dụng việc phát hiện và cách loại bỏ 7 loại lãng phí:

Lãng phí xuất hiện tại khu vực nào?
Phương pháp dựa trên 7 lãng phí được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, bộ phận hành chính và các phòng ban hỗ trợ có thể cũng có thể nhận được lợi ích từ phương pháp này.

Khi nào áp dụng phương pháp 7 lãng phí?
Nếu có các chương trình cải tiến hiệu quả hoạt động đang được thực hiện trong tổ chức thì phương pháp 7 lãng phí là một công cụ đánh giá thực trạng hữu ích.

Nguyên nhân và phương pháp loại bỏ 7 loại lãng phí?

Sau quá trình nghiên cứu thực tế hơn 100 doanh nghiệp, các chuyên gia TOPMAN nhận thấy, hầu hết 7 loại lãng phí trên có nguyên nhân từ hành vi của con người, do đó, doanh nghiệp phải có biện pháp buộc người lao động phải làm việc theo nguyên tắc. Khi người lao động làm việc không theo nguyên tắc, hoặc làm vô nguyên tắc, chắc chắn sẽ gây ra sự lãng phí. Để giảm thiểu lãng phí, tổ chức cần có cơ chế thưởng phạt rõ ràng kết hợp với chương trình đào tạo hợp lý có thể là phương pháp hiệu quả để đạt được sự cải thiện nhanh chóng, mang lại hiệu quả tài chính trong doanh nghiệp.

Đặc biệt, có công cụ hữu hiệu để nhận diện và loại bỏ lãng phí là Chương trình cải tiến hiện trường 5S, Kaizen đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam nên tìm hiểu và triển khai áp dụng 5S, Kaizen tại Doanh nghiệp của mình.