TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Dưới đây là 10 phương pháp sẽ giúp bạn có được những chiến thuật hiệu quả để tăng năng suất làm việc do David Allen, tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Getting Things done” (GTD) đưa ra.

1. Cảnh giác với tính năng đa nhiệm

Điều này nghe có vẻ phản thực tế nhưng sự thật là chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu chúng ta chỉ kiểm tra thư điện tử vài lần trong ngày thay vì liên miên kiểm tra chúng từng giờ. Việc kiểm tra liên tục không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến công việc của bạn trở nên xáo trộn.

2. Sắp xếp hộp thư đến

Công nghệ là một người đầy tớ tuyệt vời nhưng cũng là một ông chủ khó tính thậm chí là tồi tệ. Nếu việc trả lời hoặc sắp xếp thư chỉ mất chưa đầy 2 phút thì bạn hãy làm ngay lập tức. Còn nếu mất nhiều thời gian hơn, hãy kiểm tra thư của bạn vào những giờ cố định đã được lên sẵn trong ngày. Đừng cài đặt những tín hiệu thông báo ở máy tính mỗi lúc có thư mới. Hãy gửi đi ít hơn để nhận ít hơn và luôn viết ngắn gọn, súc tích nhất có thể.

3. Giải tỏa đầu óc

Bạn không cần phải ngồi tư thế hoa sen và tụng kinh nhưng mỗi ngày, bạn nên dành ra vài lần, mỗi lần vài phút để bình tĩnh lại và làm thư thái đầu óc. Đi vòng quanh khu làm việc hoặc chỉ đơn giản là rời xa màn hình máy tính cũng có thể giúp bạn sảng khoái và tập trung hơn trong công việc.

4. Loại bỏ những cuộc hẹn không cần thiết

Gặp gỡ trực tiếp là điều cần thiết vì đôi khi nhiều bức thư điện tử có thể bị hiểu sai, hoặc trục trặc kỹ thuật làm nó không đến được với người nhận. Tuy vậy, hãy tích cực bảo vệ thời gian của mình, cố gắng tránh các yêu cầu gặp mặt thật sự không cần thiết.

5. Học cách nói “không”

Tuy chỉ có một chữ cái nhưng đó là từ khó nói ra nhất. Một lần nữa, hãy tránh xa các thư điện tử. Nếu bạn có thể làm được thì hãy cố gắng giải quyết vấn đề của người thỉnh cầu.

6. Lên danh sách

Các chuyên gia về làm việc hiệu quả đều lên danh sách. Nhờ vậy, sẽ không còn những đêm bạn nằm ngủ và ở trong tình trạng lo lắng khi bạn chắc chắn đã quên làm điều gì đó. Hãy lên các loại danh sách khác nhau, cả những danh sách ngắn hạn cần làm lập tức và danh sách những mục tiêu dài hạn. Bên cạnh đó, hãy xác định rõ ràng những công việc nào nên được làm trước. Đừng để bản thân thất bại vì bắt đầu mỗi ngày với một chương trình dài mà lại không hề không có thật.

7. “Cai” các mạng xã hội

Nếu bạn không cần cho công việc, hãy lưu Facebook ở nhà và tắt Twitter trong suốt thời gian làm việc. Hành động này không chỉ khiến quỹ thời gian của bạn nhiều hơn mà còn giúp bạn có thể tập trung hoàn toàn vào công việc.

8. Thiết lập hệ thống

Các hệ thống cho dù đơn giản nhất đều cho phép các dự án tiến về phía trước trong khi bạn giải phóng đầu óc để thư giãn và nhìn vào những thứ cao hơn. Quản lý những tóm tắt rõ ràng và đầy đủ giúp làm tăng sự rõ ràng, tập trung, và kiểm soát. Điều đó cũng giúp cung cấp các nền tảng then chốt phân biệt nơi bạn đang đi và điều gì là thật sự cần thiết.

9. Dọn dẹp bàn làm việc

Cảm hứng làm việc cũng là một yếu tố rất quan trọng. Chính vì thế, các chuyên gia khuyên rằng, bạn nên dành ra ít nhất 15 phút mỗi ngày để dọn dẹp ngăn nắp bàn làm việc. Hãy bỏ đi những thứ không cần thiết và sắp xếp giấy tờ một lần mỗi ngày.

10. Tận dụng thời gian

Tăng năng suất không chỉ là chắc chắn những việc đó đã hoàn thành và có cảm giác kiểm soát hơn. Đó còn là giải phóng thời gian để suy nghĩ sáng tạo, sâu sắc hơn, có lẽ về một sản phẩm mới hoặc cách mới để tăng doanh thu. Hãy tắt chuông điện thoại, đóng cửa, tránh thư điện tử và suy nghĩ, bạn sẽ có nhiều thời gian sáng tạo hơn. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho hiệu quả việc làm của bạn.

Theo Forbes