TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Phương pháp 5S Kaizen là một phương pháp được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Theo tiếng Nhật thì Kaizen có nghĩa là liên tục cải tiến, đó cũng chính là tinh thần cốt lõi của phương pháp này. Ngoài ra còn có 10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý này mà bạn cần phải quan tâm. Đó chính là:

1. Định hướng khách hàng

Khi sản xuất hoặc cung cấp bất cứ sản phẩm, dịch vụ gì thì điều đầu tiên mà tổ chức cần quan tâm chính là phải định hướng theo thị trường để có thể phục vụ được nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng tốt hơn. Đây cũng là nguyên tắc hàng đầu và quyết định đến sự thành bại của sản phẩm và dịch vụ đó. Vậy điều này có ảnh hưởng gì đến hệ thống cải tiến và quản trị chất lượng 5S? Lý do cơ bản để có thể giải thích điều này chính là suy về nguồn gốc cuối cùng chính là vì lợi ích của khách hàng. Tất cả các hoạt động của tổ chức từ sáng tạo sản phẩm, cải tiến năng suất, chất lượng sản phẩm dịch vụ thì đều để phục vụ khách hàng tốt hơn nữa. Từ đó vừa có thể gia tăng giá trị của sản phẩm vừa không ngừng nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.

2. Liên tục cải tiến

Đây cũng chính là ý nghĩa của từ Kaizen trong tiếng Nhật. Khi hoàn thành bất cứ một công việc gì đó thì nó không có nghĩa là kết thúc mà quá trình đó cần phải được kéo dài liên tục không chỉ ở giai đoạn này mà còn sang các giai đoạn tiếp theo. Nhất là trong ý thức của nhân viên khi đang ở vị trí này sẽ có một thói quen về thực hiện nguyên tắc nhưng khi bước sang một cương vị mới thì hoàn toàn thay đổi. Và đối với sản phẩm thì cũng vậy, trong thời điểm hiện tại thì đó là một sản phẩm tốt nhưng khi sang một giai đoạn khác thì nó đã trở nên lạc hậu nếu như không có sự cải tiến. Vì vậy quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõ ràng.

3. Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”

Với thuật ngữ khoa học này đã được rất nhiều nhà nghiên cứu và các chủ doanh nghiệp đã áp dụng thành công. Đây cũng là một trong 10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý 5S Kaizen. Với phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi và thành công do tập thể” thì mỗi cá nhân đều được quy trách nhiệm đúng và phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ của mình và khi có vấn đề không được đổ lỗi cho người khác nếu như nó nắm trong trách nhiệm của mình. Nhất là người đứng đầu của tổ csphair là người phải chịu tất cả trách nhiệm nếu như trong tổ chức cố vấn đề, tuyệt đối tránh việc đổ lỗi cho cấp dưới.

Nếu như trong phạm vi rộng hơn thì mỗi một tổ chức cần phải xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”. Nếu như có bất cứ vấn đề gì thì việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm chính là xin lỗi khách hàng, công chúng và nhận trách nhiệm về mình. Và tập thể sẽ cùng nhau sửa lỗi và hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ tốt nhất có thể. Ngược lại, không nên đưa ra các lý do bao biện vì lý do khách quan không chính đáng như mưa, gió… để đùn đẩy trách nhiệm của mình.

4. Thúc đẩy môi trường văn hoá mở

Với môi trường văn hóa mở là điều kiện tốt nhất là nhân viên có thể phát riển được. Đó cũng là điều kiện để nhân viên có thể chủ động nhận sai sót và sửa chữa những sai lầm đó, họ có thể tự nhìn nhận vào điểm yếu của bản thân, của lãnh đạo và tổ chức để đưa ra ý kiến đóng góp giúp tổ chức phát triển ngày càng lớn mạnh.

Để làm được điều đó thì việc không kém phần quan trọng chính là truyền thông nội bộ và hệ thống quản lý nội bộ để mọi việc diễn ra trong tổ chức được linh hoạt và hiệu quả hơn.

5. Làm việc theo nhóm

Đối với tất cả các tổ chức hiện tại đều đánh giá rất cao tinh thần làm việc theo nhóm. Tuy nhiên, để có thể làm việc nhóm hiệu quả thì trong tổ chức việc phân chia quyền hạn cho nhóm cần phải được rõ ràng. Vai trò của trưởng nhóm hết sức quan trọng, họ là người nắm bắt, bao quát nhiệm vụ của cả nhóm và chịu trách nhiệm về tiến độ và hiệu quả của nhóm trước lãnh đạo và tập thể. Và mỗi cá nhân trong nhóm đóng vai trò như một mắt xích để giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động trợn tru, thiếu bất cứ mắt xích nào thì cũng không thể thành công được.

6. Quản lý theo chức năng chéo

Với nguyên tắc quản lý này thì các dự án sẽ được lập kế hoạch và thực hiện dựa trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả các nguồn lực ngoài nguồn lực.

7. Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”

Đây là một đặc tính vô cùng đáng quý của người Nhật. Họ không có văn hóa đổ lỗi và thường xây dựng được một tinh thần tập thể, đồng đội rất cao và đảm bảo được sự đồng nhất và nhất quán trong công ty. Chính vì vậy mà họ đầu tư rất nhiều vào việc đào tạo con người.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác

Khi nhắc đến đến người Nhật người ta nhắc đến tinh thần kỷ luật rất cao. Và nhiều người tiếp xúc với các tổ chức và công ty của Nhật đều cảm thấy khá bất ngờ trước tinh thần và ý thức kỷ luật của Nhật. Và chính những điều đấy làm nhân viên họ có tinh thần tin tưởng tuyệt đối vào tổ chức của mình, tăng sự gắn kết.

9. Thông tin nhất quán đến mọi nhân viên

Thông tin nhất quán là yếu tố đầu vào hàng đầu trong việc xây dựng tổ chức trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy thông tin cần được truyền đến mọi thành viên một cách kịp thời đến từng cá nhân trong tổ chức một cách đầy đủ.

Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Về triết lý Kaizen thì việc thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của công ty cần được thực hiện tổng hợp qua các phương pháp:
– Đào tạo đa kỹ năng.
– Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc.
– Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc.
– Phân quyền cụ thể.
– Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định.
– Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…).
– Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi.
– Luân chuyển công việc.
– Khen ngợi.