TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

5S là phương pháp bắt nguồn từ Nhật Bản và hiện đang được ứng dụng trên toàn cầu với mục đích cải thiện được hiệu quả, chất lượng trong công tác quản trị và sản xuất.

Tại khối văn phòng trong mỗi một tổ chức và doanh nghiệp thì tiềm ẩn tới trên 50% sự lãng phí. Và nếu như doanh nghiệp không chịu khắc phục và thay đổi thì sự lãng phí trong một thời gian dài gây ra bất lợi cho doanh nghiệp. Để cải thiện tình trạng này doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và áp dụng 5S vào trong doanh nghiệp của mình. Mặt khác, có nhiều doanh nghiệp lại chỉ chú trọng đến khối sản xuất mà lại bỏ qua mất việc sử dụng 5S cho khối văn phòng.

Vậy triển khai 5S cho khối văn phòng có gì khác với việc triển khai 5S cho khối sản xuất? Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn quy trình thực hiện 5S cho khối văn phòng.

Quy trình thực hiện 5S đối với dân văn phòng

Về tinh thần thực hiện 5S thì bạn có thể thấy đối với bộ phận sản xuất hay bộ phận văn phòng đều có điểm tương đồng. Tuy nhiên, về các công việc cụ thể thì có thể khác nhau. Bạn cần phải thực hiện theo quy trình sau:

Xác định mục đích triển khai 5S:

Mục tiêu và ý nghĩa của việc tạo môi trường làm việc văn phòng ngăn nắp và hiệu quả, thân thiện và có hiệu suất cao.

Phân tích khu vực và yếu tố chính trong trong môi trường làm việc văn phòng bao gồm:

Khu vực cá nhân bao gồm: bàn làm việc và đồ đạc cá nhân

Khu vực chung bao gồm tủ hồ sơ và tài liệu, in ấn và photocoppy, quản lý văn phòng phẩm, phòng họp và bảng tin, sảnh, phòng trà, tường trần, trang trí văn phòng….

Quy trình thực hiện 5S trong văn phòng

S1: Phân loại

Bạn cần phân loại tất cả các đồ vật theo các tiêu chí cụ thể:

• Phân loại theo công dụng và tác dụng
• Phân loại theo tầm quan trọng
• Phân loại theo tần suất sử dụng

Phương pháp & Các bước thực hiện phân loại

Phân loại theo “Thẻ”

Thẻ đỏ là các vật dụng không cần thiết hoặc đã hỏng không sử dụng nữa.

Thẻ vàng là các vật dụng sử dụng với tần suất thấp và ít khi sử dụng. Các vật dụng này sẽ được để vào khu vực ít sử dụng. Nếu như sau này bạn không sử dụng nữa thì lại tiến hành dán mác thẻ đỏ.

Thẻ xanh sẽ được dán cho các vật văn phòng có tần suất sử dụng nhiều và được sắp xếp tại những nơi hay sử dụng.

S2: Sắp xếp

Tối ưu hóa Sắp xếp hiện trường văn phòng theo nhu cầu sử dụng và theo các thẻ đã phân loại. Sắp xếp theo đúng khu vực quy định theo các nhãn đã được gắn thẻ. Các đồ vật ít sử dụng sẽ được sắp xếp vào các vị trí ít quan trọng và gọn gàng. Còn các vật được sử dụng nhiều được gắn nhãn xanh thì sắp xếp ở các vị trí dễ dàng lấy được.

S3 – Làm sạch – Không chỉ là sạch sẽ

Các khu vực ở trong văn phòng cần được làm sạch và chuẩn hóa yêu cầu thành các công việc cụ thể để mọi người có thể dễ dàng thực hiện thành một thoi quen.

S4 – Tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng một bộ tiêu chuẩn quy tắc 5S với các quy chuẩn cụ thể với các điểm được chuẩn hóa thành các quy chuẩn và có các tiêu chuẩn cụ thể.

S5 – Duy trì 5S

Duy trì là giai đoạn khó nhất trong việc thực hiện 5S. Đây là quy trình đường dài và là bài toán mà doanh nghiệp cần phải giải. Nhất là đối tượng văn phòng nên sẽ cần phải có sự cam kết và quy định cụ thể để nhận được sự đồng nhất của tất cả thành viên trong toàn doanh nghiệp.