TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 là một tiêu chuẩn quốc tế của một hệ thống quản lý chất lượng được phát hành vào tháng 9 năm 2015 được sửa đổi từ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Lợi ích của chứng nhận ISO 9001:2015 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp cho các doanh nghiệp chứng tỏ được năng lực cung ứng dịch vụ  và sản phẩm nhằm đáp ứng được nhu cầu cần thiết của khách hàng và yêu cầu luật định của pháp luật.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quy trình để cải tiến hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với khách hàng và các yêu cầu luật định và quy định hiện hành.

ISO  9001: 2015 phù hợp với những doanh nghiệp nào?

ISO 9001:2015 phù hợp với tất cả các doanh nghiệp không phân biệt bất cứ mô hình dịch vụ hay các sản phẩm nào.

Làm thế nào để có chứng nhận ISO 9001:2015?

Việc tạo ra Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001: 2015 (QMS) đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn đối với các doanh nghiệp hiện nay. Để tạo một hệ thống QMS ISO 9001 các doanh nghiệp cần phải bắt đầu từ đâu? Các mốc quan trọng là gì? Sau đây Topmanjsc sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này thông qua một số thông tin sau đây:

Để có thể đơn giản hóa ISO 9001:2015, chúng tôi sẽ chia các dự án thực hiện QMS ISO thành 4 giai đoạn riêng biệt.

• Giai đoạn 1: Các quá trình thành lập
• Giai đoạn 2: Các quy trình cải tiến liên tục
• Giai đoạn 3: Tài nguyên quản lý
• Giai đoạn 4: Quản lý dữ liệu

Thời gian một doanh nghiệp có chứng nhận ISO 9001:2015 là bao lâu?

Tại Hà Nội, chúng tôi đã và đang giúp cho rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển từ không có hệ thống quản lý chất lượng trở thành có chứng nhận ISO 9001. Đó là một quá trình đòi hỏi phải mất rất nhiều thời gian, tổ chức của bạn sẽ phải mất khoảng 6 tháng, nhưng nó có thể được rút ngắn thời gian thực hiện trong vòng 3-4 tháng cho các công ty rất nhỏ. Bên cạnh đó, có thể mất từ 12 đến 18 tháng đối với các công ty lớn. Điều này bao gồm thiết lập tất cả các yếu tố bắt buộc của hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Lưu ý: để có thể có chứng nhận ISO 9001:2015 bạn cần phải xác định mục tiêu cuối cùng của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đó chính là sự cải tiến liên tục. Vì vậy, để đạt được những lợi ích của cải tiến, một tôt chức cần phải cam kết duy trì và sửa đổi hệ thống theo thời gian để đáp ứng một các tốt nhất cho nhu cầu của mình.

Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp bạn có thể có chứng nhận ISO 9001:2015

Tạo một kế hoạch thực hiện ISO

Để có thể tiếp cận một cách tốt nhất với chứng nhận ISO bạn cần phải coi kế hoạch chuyển tiếp ISO 9001:2015 của doanh nghiệp bạn như là một dự án, bạn nên bắt đầu kế hoạch dự án nhằm ước tính các nguồn lực cần thiết (con người; tài liệu và chuyên môn) thời gian của dự án ngay từ đầu cho đến khi kiểm toán chứng nhận. Nếu bạn có kinh nghiệm và kiến thức về các yêu cầu của ISO 9001, bạn có thể bắt đầu với một đánh giá khoảng trống, cung cấp đầu vào cho kế hoạch dự án. Đánh giá khoảng cách cũng giống như tên mô tả – so sánh các hệ thống và tài liệu hiện tại với những gì cần cho một hệ thống tuân thủ theo ISO 9001.

Nếu bạn không cảm thấy thoải mái với ISO 9001: 2015 Thay đổi tiêu chuẩn, thì có lẽ bước đầu tiên là đào tạo theo tiêu chuẩn ISO cho bạn và các thành viên của nhóm dự án hoặc Ban chỉ đạo ISO. Ban chỉ đạo ISO bao gồm các thành viên chủ chốt của bộ phận chất lượng cùng với các đại diện từ các bộ phận khác như Phòng Kinh doanh, Marketing, Thiết kế và Phát triển, Nguồn nhân lực, Sản xuất và Kế toán.

Các thành viên của Ban chỉ đạo có nhiều đóng góp cho dự án phát triển Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 về các hệ thống và quy trình, phân chia nhiệm vụ và các hạng mục hoạt động và hỗ trợ phân phối thông tin quan trọng trong toàn tổ chức. Nhưng hãy nhớ rằng, liên quan đến một ủy ban cũng có thể mất nhiều thời gian hơn khi bạn chờ đợi các cuộc họp để đưa ra các quyết định và các hoạt động tiếp theo. Vì vậy, hãy chắc chắn để xây dựng sự chậm trễ như vậy vào kế hoạch dự án của bạn.

Bắt đầu với khoản 4 của Tiêu chuẩn ISO 9001

Hệ thống quản lý chất lượng thực sự bắt đầu khi mà Yêu cầu chung về ISO 9001 – bắt đầu ở khoản 4 và đó là nơi các nỗ lực của giai đoạn một được tập trung. Bắt đầu bằng cách xác định bối cảnh của tổ chức. Xác định ai là người quan tâm. Xây dựng một bảng liệt kê các nhu cầu, kỳ vọng và mục tiêu của họ. Ưu tiên chúng. Và cung cấp cho họ một quyền lực và mức độ quan tâm.

Kế hoạch truyền thông

Xây dựng một kế hoạch truyền thông nhằm giải quyết nhu cầu của từng bên liên quanXem xét phần nào của hệ thống chất lượng nên được truyền đạt và khi nào. Có nhiều cách để thực hiện việc này và chúng tôi liệt kê một biểu đồ ví dụ dưới đây. Hãy sáng tạo và phương pháp truyền thông của riêng bạn. Sau đó thực hiện kế hoạch truyền thông.

Lưu ý: cuộc họp là một phương pháp truyền thông mặc định không được liệt kê ở đây.

Phương pháp truyền thông

• AP Báo cáo thường niên tóm tắt các cổ đông kết quả hàng năm.
• Báo cáo Tài chính FS tổng kết các kết quả tài chính.
• MN Bản tin hàng tháng làm nổi bật hiệu suất và cải tiến.
• PS Đăng Ký .
• IW Internet Website .
• SM Truyền thông xã hội .
• RE Email thường được gửi khi cần thiết để cảnh báo các bên quan tâm.
• Bảng chấm điểm Nhà cung cấp EP được biên soạn hàng tháng cho các nhà cung cấp bên ngoài.
• Bảng Điều khiển Quy trình PD tóm tắt trạng thái QMS.
• Báo cáo Định kỳ PR cung cấp tóm tắt và chi tiết.
• CT Contracts xác định yêu cầu về kinh doanh.

Hướng dẫn thủ tục ISO 9001: 2015

Nó được thiết lập tốt rằng ISO 9001 là một tiêu chuẩn dựa trên quá trình, và các Yêu cầu chung được liệt kê trong điều 4.4 xác lập điều này một cách rõ ràng:

1. Xác định các quy trình của QMS
2. Trình tự và tương tác của các quy trình
3. Xác định rủi ro và kiểm soát quá trình
4. Các tiêu chí và phương pháp được sử dụng để đảm bảo quá trình QMS có hiệu quả
5. Đảm bảo có sẵn các nguồn lực và thông tin để vận hành và giám sát các quy trình
6. Theo dõi và đo lường và phân tích các quy trình
7. Liên tục cải tiến các quy trình

Bốn mục đầu tiên là sự tập trung trong khi thiết lập ISO QMS của bạn. Ba phần còn lại trở thành trung tâm khi bạn duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO và sử dụng nó để cải tiến tổ chức.

Do đó, bước một trong việc tạo ra hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là hiểu và xác định các quy trình của Hệ thống Quản lý Chất lượng. Hiểu được quy trình của bạn là chìa khóa của một hệ thống QMS. Có một câu hỏi phạm vi mà mỗi tổ chức phải trả lời (và cuối cùng sẽ được đưa vào Hướng dẫn chất lượng). Chính xác những gì quy trình sẽ là một phần của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001? Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, một cơ sở cụ thể, hoặc có lẽ chỉ là một dòng sản phẩm duy nhất.

Một cách để bắt đầu xác định các quy trình là xem xét quá trình lưu trữ cấp cao, chuyển đổi nguồn cung cấp và tài nguyên (ví dụ vật liệu, kiến thức và thiết bị vốn) thành các sản phẩm của khách hàng. Hình 3 cho thấy một ví dụ về các quy trình được xác định trong một tổ chức. Nếu cần thiết, khi quy trình cấp cao nhất được xác định, bạn có thể xác định các quy trình con chính tạo thành quy trình cấp cao nhất. Lưu ý rằng Hình 3 cũng hiển thị sự tương tác giữa các tiến trình cấp cao nhất. Hãy chắc chắn xác định chủ sở hữu quy trình có trách nhiệm cuối cùng.

Tạo mức đầu tiên của các văn bản ISO 9001

Khi quy trình QMS được xác định, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu bước tiếp theo trong giai đoạn 1: tạo ra mức độ đầu tiên của tài liệu. Tầng tài liệu đầu tiên trong Hệ thống Quản lý Chất lượng có thể bao gồm Hướng dẫn Chất lượng, Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng.

Hình 3: Ví dụ về quy trình tổ chức

Bằng cách xác định rõ ràng các quy trình QMS, tạo ra một bản thảo của Hướng dẫn Chất lượng sẽ dễ dàng hơn vì bạn đã xác định được nhiều nội dung chính. Hãy nhớ rằng mô tả và tương tác của các quy trình trong Sổ tay Chất lượng không phải là một lượng lớn văn bản. Sơ đồ, bản đồ quy trình và sơ đồ luồng đều mô tả quá trình cũng như các mô tả bằng văn bản, nếu không tốt hơn. Ngoài ra, hãy chắc chắn liệt kê tất cả các loại trừ mà tổ chức của bạn có đối với Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001.

Loại trừ là các yêu cầu của ISO 9001 không áp dụng cho tổ chức của bạn. Đôi khi bạn loại trừ các yêu cầu nhỏ; Đôi khi bạn loại trừ phần lớn. Ví dụ, nhà sản xuất hợp đồng không thực hiện bất kỳ thiết kế và phát triển nào có thể loại trừ phần lớn khoản 8. Nếu bạn không bao giờ sở hữu tài sản của khách hàng thì bạn sẽ muốn loại trừ điều khoản đó. Không loại trừ hoặc cố gắng loại trừ quá mức là những vấn đề phổ biến khi phát triển hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 QMS. Hãy chắc chắn xem xét loại trừ cẩn thận.

Hoàn thành Giai đoạn Một với Chính sách Chất lượng, Mục tiêu và Kiểm soát Tài liệu

Tại thời điểm này, bạn đã hoàn thành hai bước quan trọng trên con đường của bạn để tuân thủ các quy trình ISO và quy định của dự thảo Hướng dẫn chất lượng. Bước tiếp theo là viết dự thảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Hãy nhớ rằng, các mục tiêu về chất lượng cần phải đo lường được và phải tuân thủ chính sách chất lượng. Chỉ cần bắt đầu với bản nháp bây giờ, họ không phải là hoàn hảo. Nhưng làm thế nào để có một bản thảo hoạt động của những tài liệu quan trọng này trước khi bạn tiến lên phía trước.

Bước cuối cùng cho giai đoạn một trong dự án ISO QMS của bạn là tạo ra hệ thống kiểm soát thông tin được tài liệu sẽ được sử dụng cho các tài liệu QMS. Làm thế nào là tài liệu thông tin xem xét lại và phát hành, cập nhật, lưu trữ, và lấy? Những câu hỏi này cần được giải quyết theo những cách đáp ứng các yêu cầu đối với việc kiểm soát thông tin được lập thành các khoản 7.5.3.

Bây giờ, khi kết thúc giai đoạn 1, bạn đã hoàn thành hầu hết các yêu cầu được nêu ra trong Khoản 4 của Yêu cầu về QMS ISO 9001 và bạn cũng đã tạo ra khuôn khổ để đáp ứng các yêu cầu bổ sung trong các điều khoản khác của ISO 9001. Mặc dù bạn chỉ có thể Có bản thảo của cuốn cẩm nang chất lượng và các thủ tục kiểm soát hồ sơ tài liệu và hồ sơ, có một dự thảo tại chỗ cho thấy phần lớn nỗ lực. Hy vọng bạn sẽ chỉ cần bổ sung và chỉnh sửa lại chúng khi bạn tiếp tục theo lộ trình dự án ISO 9001QMS.