TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

5S là mô hình quản lý của Nhật Bản giúp nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất. Tại Nhật Bản, có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình này vào quản lý. Tuy nhiên, moi trường doanh nghiệp cũng như quản lý tại Việt Nam khá khác với Nhật Bản. Vì vậy mô hình quản lý 5S có còn phù hợp khi áp dụng tại Việt Nam.

Khái quát mô hình 5S của Nhật Bản

Từ những năm 1980, 5S bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản, đây là một phương thức dành cho quản lý doanh nghiệp. 5S bao gồm:

• Seiri: sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi.
• Seiton: sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
• Seiso: sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc.
• Seiketsu: săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3 S trên.
• Shitsuke: sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác.

Mô hình 5S xuất hiện nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng năng suất chất lượng. Các doanh nghiệp Nhật Bản luôn có những nguyên tắc và không thể phá vỡ. Giúp tạo nên môi trường doanh nghiệp bình đẳng và hiệu quả. Mô hình 5S cũng vậy, khi áp dụng mô hình này, doanh nghiệp sẽ có những nguyên tắc nhất định khi làm việc.

Không chỉ vậy, 5S đã dần trở thành tập quán quản trị trong doanh nghiệp khi áp dụng tại Nhật Bản. Người quản trị sẽ quản lý được nhân viên thông qua các tiêu chí. Nhận thức được những thứ không cần thiết để loại bỏ khỏi nơi công sở. Giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, mọi người sẽ làm việc có trách nhiệm và ý thức hơn.

Mô hình 5S cũng thể hiện rõ truyền thống của người Nhật, luôn cố gắng trong làm việc. Đặc biệt ý thức, trách nhiệm, tự giác trong doanh nghiệp luôn được đề cao. Họ luôn cố gắng để công nhân, nhân viên gắn bó với doanh nghiệp, với chính công việc đang làm. Và mô hình 5S đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp để phát triển và tạo môi trường doanh nghiệp lành mạnh.

Môi trường áp dụng mô hình 5S

Nếu chỉ dựa vào các tiêu chí của 5S để thực hiện thì có vẻ dễ nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng thành công. Tại Việt Nam, có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng vào hoạt động công sở. Nhưng còn gặp nhiều khó khăn và làm sao để 5S mang lại được hiệu quả tốt nhất.

Có nhiều chương trình đào tạo, huấn luyện cũng như hướng dẫn doanh nghiệp triển khai thực hiện mô hình 5S. Đồng thời, các cơ quan ban ngành cũng thực hiện những chương trình hỗ trợ cho doanh nghiệp. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp được phát triển toàn diện.

Khi áp dụng 5S thì môi trường doanh nghiệp cũng là một nhân tố quan trọng trong sự thành công của mô hình. Mô hình này cần được duy trì hoạt động lâu dài và hoàn toàn tự nguyện. Nhân viên phải tự nguyện thực hiện và tham gia vào quá trình vận hành phương thức quản lý này.

Doanh nghiệp cũng cần có biện pháp để các yếu tố trong 5S được đi sâu vào tiềm thức của mỗi nhân viên. Ngay cả bảo vệ, nhân viên các phòng chức năng, lãnh đạo, nhà cung ứng… đều tham gia và duy trì mô hình.

Ngoài ra, để áp dụng 5S hiệu quả và thành công thì nhận thức của doanh nghiệp cũng sẽ khác đi. Hệ thống sản xuất trong đơn vị cần được đơn giản hóa, loại bỏ đi những lãng phí trong tất cả các quá trình. Tuy nhiên, không phải cải tiến doanh nghiệp hiện tại mà cần tính liên tục, luôn cải tiến và phát triển. Nên kết hợp với các hệ thống quản lý hiển thị, kiểm soát trực.

Môi trường áp dụng 5S vào doanh nghiệp tại Nhật Bản sẽ khác với tại Việt Nam. Nên không thể cứ áp dụng một cách cứng nhắc, rập khuôn được. Ngay trong phong cách làm việc của người Nhật và Việt Nam đã khác nhau nên cần có giải pháp, cách triển khai 5S thiết thực nhất, nếu không sẽ khá gian nan.

Dựa vào các yếu tố trong 5S thì có thể thấy rõ việc “chuẩn hóa” nơi công sở. Công việc sẽ được chuẩn hóa và làm việc theo kỷ luật, tuân thủ cao. Tuy nhiên, rất nhiều đơn vị chưa chuẩn hóa thao tác làm việc hoặc chưa đủ. Nên 5S và tiêu chuẩn hóa công việc không thể nào tách rời.

Lãnh đạo và quản lý cấp cao đều phải truyền tải liên tục về 5S cho nhân viên hiểu và thực hiện. 5S có thể thành công cũng một phần dựa vào hành vi, thói quen và sự tiếp nhận tích cực của mỗi thành viên trong tổ chức.

Có thể thấy rõ, để áp dụng mô hình 5S thành công tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải vận hành và hoạt động theo hệ thống và một cách đồng bộ. Và nên tạo ra một môi trường làm việc riêng, luôn tạo sự hứng thú làm việc. Khích lệ, động viên cùng nhau hợp tác trong công việc hiệu quả.