TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

5s Kaizen là gì?

5S Kaizen là một phương pháp rất nổi tiếng bắt nguồn từ Nhật. 5S được viết tắt bởi các từ sau đây: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke ( theo tiếng Nhật ) còn khi dịch sang tiếng Việt sẽ được dịch thành: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng.

Tuy nhiên, trong thực tế triển khai 5S Kaizen vẫn còn khá nhiều tổ chức và đơn vị cảm thấy lúng túng. Một phần nguyên nhân của hiện tượng đó chính là những sai lầm trong cách hiểu và triển khai 5S. Vậy những sai lầm đó là gì? Và cách triển khai 5S như thế nào là đúng?

Những sai lầm cần tránh khi triển khai áp dụng 5S

– Nhầm lẫn giữa Kaizen với Đổi mới: Kaizen là sự cải tiến liên tục nhưng diễn ra một cách từ từ, trong khi một số tổ chức khi áp dụng lý thuyết này lại thực hiện theo các phương thức nhảy vọt, nhằm mau chóng đạt được sự đổi mới về chất lượng.

– Khi học tập Kaizen người ta nhầm lẫn Kaizen là một quy trình cải tiến chất lượng. Tuy nhiên, về bản chất Kaizen là một lý thuyết về quản trị chất lượng, để thực hiện được thì cần thời gian dài, sự nỗ lực của mọi cá nhân trong toàn đơn vị, với trách nhiệm hàng đầu là của lãnh đạo.

– Các đơn vị khi áp dụng 5S Kaizen thường vi phạm một hoặc một số trong 10 nguyên tắc cơ bản của Kaizen. Ví dụ vì lợi ích nhóm của một bộ phận trong nhà trường khi có sự cố về chất lượng xảy ra, lập tức các bộ phận, phòng ban, khoa chuyên môn đổ lỗi cho nhau, không chịu nhận trách nhiệm về mình. Điều nay đã vi phạm nguyên tắc số 3 của Kaizen đó là xây dựng “văn hóa không đỗ lỗi” trong đơn vị. Khi các nguyên tắc này bị vi phạm thì khả năng thất bại của Kaizen là rất lớn.

Tiêu chuẩn 5s kaizen

– Không có kế hoạch để hiện thực hóa sự tiết kiệm chi phí. Không phải tất cả các sự kiện Kaizen đều cần có một kế hoạch chặt chẽ để lý giải cho các nỗ lực. Những nỗ lực Kaizen ở phạm vi nhỏ và nhanh nên được thực hiện cho lý do không gì khác ngoài làm cho thực trạng và công việc trở nên trực quan hơn, đơn giản hơn và giúp mọi người luôn suy nghĩ về việc cải tiến. Mặt khác, không có lý do gì lý giải cho việc không có một kế hoạch để hiện thực hóa các tiết kiệm chi phí khi điều này là rõ ràng. Điều này bao gồm việc nhận diện ngay từ đầu rằng bất kỳ nguồn lực nào được giải phóng (tiết kiệm) từ cải tiến, bao gồm cả nhân lực, thay đổi chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy… phải tạo ra kết quả trực tiếp hoặc gián tiếp trong cắt giảm chi phí. Đây có thể là một câu chuyện khó khăn trong nhiều trường hợp, tuy nhiên câu chuyện này cần được trao đổi càng sớm càng tốt trong quá trình triển khai dự án.