TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Đánh giá nội bộ là một trong những công cụ quan trọng nằm trong hệ thống quản lý chất lượng. Khi hoạt động đánh giá nội bộ được thực hiện một cách hiệu quả sẽ phát hiện những yếu tố chưa được hoàn thiện trong hoạt động của tổ chức để từ đó cải tiến sao cho hoạt động hiệu quả hơn.

Ý nghĩa của công việc đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ là một hoạt động vô cùng có ý nghĩa đối với một tổ chức. Đây là cách để các nhà lãnh đạo cấp cao nhìn nhận những điểm thiếu sót, những rủi rõ có thể xảy ra với cách hoạt động hiện tại của tổ chức. Kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ sẽ là cơ sở để nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định quan trọng trong việc thay đổi cách thức hoạt động sao cho tổ chức vận hành một cách tốt nhất.

Để kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ thực sự có ý nghĩa với nhà lãnh đạo và với tổ chức, hoạt động đánh giá phải được thực hiện một cách nghiêm túc và quy củ. Để làm được điều này, các đánh giá viên có vai trò quan trọng vô cùng lớn. Các đánh giá viên phải làm việc trên tinh thần nghiêm túc và vô cùng mẫn cán với tổ chức.

Khi làm việc các đánh giá viên cần luôn luôn tâm niệm rằng kết quả của cuộc đánh giá ảnh hưởng đến sự sống còn của tổ chức, để từ đó làm việc một cách khách quan. Kết quả làm việc mà các đánh giá viên mang lại cũng phải có giá trị thực sự chứ không chỉ đơn thuần là bản báo cáo gửi cho cấp trên.

Lập kế hoạch cho cuộc đánh giá nội bộ

Với mỗi tổ chức khác nhau sẽ có nhu cầu làm các cuộc đánh giá nội bộ khác nhau. Chính vì lẽ đó mà kế hoạch cho các đợt đánh giá của các tổ chức cũng sẽ khác nhau tùy vào nhu cầu của tổ chức đó.

Bất kì việc gì trước khi bắt tay vào thực hiện, muốn đạt được kết quả tốt thì phải có kế hoạch thực hiện. Với các cuộc đánh giá nội bộ cũng không ngoại lệ. Để các cuộc đánh giá phát huy được vai trò, các đánh giá viên cần lên kế hoạch về thời gian và tần suất thực hiện các cuộc đánh giá.

Kế hoạch đánh giá ở những thời điểm khác nhau cũng sẽ khác nhau. Ví dụ như một tổ chức trong một khoảng thời gian dài không hề tuyển thêm nhân sự mới mà lại thực hiện nhiều cuộc đánh giá nội bộ trong một năm thì việc đánh giá không hề có ý nghĩa, đồng thời lãng phí ngân sách của tổ chức. Với một tổ chức mà hoạt động của họ liên quan nhiều đến sản phẩm cung cấp cho khách hàng thì đánh giá nội bộ lại là một hoạt động cần được thực hiện với tấn suất cao.

Sau khi đã lên kế hoạch cho cuộc đánh giá, tổ chức cần đảm bảo sẽ thực hiện đúng như kế hoạch. Việc thực hiện đúng như kế hoạch sẽ đảm bảo được giá trị mà kết quả của cuộc đánh giá mang lại. Nếu không thực hiện đánh giá đúng thời điểm mà chỉ thực hiện khi có thời gian thì chắc chắn kết quả sẽ không phát huy được vai trò bởi đó là kết quả không chuẩn xác.

Chuẩn bị cho cuộc đánh giá nội bộ

Chuẩn bị tốt cho cuộc đánh giá nội bộ chắc chắn là việc mà một đánh giá viên cần làm để có được kết quả tốt.

Bước đầu tiên cần chuẩn bị cho cuộc đánh giá đó là báo trước cho bộ phận sẽ được đánh giá. Việc làm này vô cùng quan trọng bởi đây là cách để bộ phận được đánh giá chuẩn bị tinh thần. Tránh trường hợp kiểm tra đột ngột. Kiểm tra đột ngột có vẻ như là cách để có được kết quả chính xác, tuy nhiên sự thật lại ngược lại.

Việc kiểm tra đột ngột sẽ tạo tâm lý phản kháng cho các bộ phận được đánh giá. Khi các cuộc đánh giá được báo trước và được thực hiện như một công việc thường kì, bộ phận được kiểm tra sẽ có ý thức tự hoàn thiện để đạt được kết quả tốt trong công việc. Đối với việc kiểm tra đột ngột thì ngược lại. Kiểm tra đột ngột khiến cho các bộ phận được kiểm tra có xu hướng che dấu những điểm chưa được của mình. Điều này không hề tốt đối với cuộc kiểm tra.

Ngoài việc báo trước thì các đánh giá viên cần xem trước tài liệu mô tả quá trình được phân công đánh giá. Việc này giúp đánh giá viên xác định được những câu hỏi cần đặt ra cho bộ phận được kiểm tra. Sau khi đọc các tài liệu này các đánh giá viên có thể có những chỉnh sửa sao cho phù hợp với cuộc đánh giá.

Các đánh giá viên cũng có thể xem lại kết quả của những cuộc đánh giá trước để biết được những điều chỉnh mà ban lãnh đạo yêu cầu đối với đơn vị được đánh giá. Từ kết quả của lần trước mà các đánh giá viên có thể xác định được những vấn đề mình cần kiểm tra lại xem hoạt động được yêu cầu điều chỉnh đã được điều chỉnh và hoạt động hiệu quả chưa.

Hãy chuẩn bị một bảng đánh giá phù hợp với cuộc đánh giá. Dù cho tổ chức có thể đã có sẵn một bảng đánh giá mẫu thì một bảng đánh giá phù hợp với tình hình thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

Có thể bạn quan tâm: 

Sổ tay hướng dẫn đánh giá nội bộ theo ISO 9001

Sử dụng các thực hành đánh giá đã được thừa nhận

Các thực hành đánh giá tốt là một phần mà các đánh giá viên không được phép bỏ qua. Dù đây là đánh giá nội bộ hay bên ngoài thì vẫn cần được thực hiện.

Đối với một cuộc đánh giá có bên thứ ba thì các thủ tục như phạm vi, mục đích, tiêu chuẩn, thời gian, chương trình, bảo mật thông tin, quy định về báo cáo điểm không phù hợp, các trang thiết bị an toàn, người đi cùng và quá trình khiếu nại là những điểm không thể bỏ qua. Các cuộc đánh giá nội bộ mà bỏ qua khai mạc cuộc họp với những đánh giá về các bộ phận và cá nhân được đánh giá sẽ gây ra không khí căng thẳng cho cuộc họp.

Khi đặt câu hỏi, các đánh giá viên cần ghi nhớ những điều sau:

• Những người được hỏi sẽ không trả lời câu hỏi của bạn theo đúng thủ tục. Vì họ được nhận vào tổ chức để làm việc nên khi trả lời câu hỏi họ cũng sẽ đề cập chủ yếu đến công việc của họ và mô tả sao cho đánh giá viên hiểu. Đây cũng là cách để họ chứng minh mình hiểu rất rõ về quá trình thực hiện công việc.
• Câu hỏi mở luôn luôn có hiệu quả hơn câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”. Câu hỏi mở giúp cho các đánh giá viên thu thập được nhiều thông tin hơn hẳn so với câu hỏi có hoặc không.
• Hãy hỏi người được đánh giá xem công việc của họ được thực hiên ra sao. Câu hỏi này giúp cho đánh giá viên xác định xem công việc đã được hiện đúng quy trình chưa thay vì chỉ biết công việc đã được thực hiện hay chưa.
• Hãy vui vẻ nhắc lại câu hỏi hoặc đặt lại câu hỏi vừa giúp người được đánh giá bớt căng thẳng, vừa giúp người đánh giá nhìn nhận vấn đề ở nhiều khía cạnh khác nhau.
• Dành thời gian cho người được đánh giá khoảng thời gian để suy nghĩ và trả lời.
• Hãy lắng nghe người được đánh giá thực sự. Lắng nghe thực sự tức chăm chú lắng nghe câu trả lời của họ và quan sát họ. Điều này giúp nâng cao khả năng lắng nghe của người đánh giá.
• Hãy ghi chép lại câu trả lời của ứng viên để tránh quên và báo với người trả lời để họ biết rằng bạn cần ghi chép vì lý do gì. Khi người trả lời thấy bạn ghi chép rất có thể họ sẽ nghĩ bạn đang ghi chép để kỉ luật họ, điều này ảnh hưởng nhiều đến tâm lý và cả câu trả lời của họ.
• Hãy thông báo điểm chưa được của người được đánh giá để họ không bị bất ngờ với kết quả. Đừng quên nói lời cảm ơn trước khi rời khỏi khu vực đánh giá.

Lập một báo cáo đầy đủ và có ý nghĩa

Báo cáo đánh giá không cần dài dòng nhưng cần đầy đủ ý và trình bày được rõ ràng kết quả của cuộc đánh giá. Một báo cáo đánh giá cần có những nội dung sau:

• Các bộ phận, khu vực được đánh giá: Với những tổ chức có nhiều khu vực và nhiều bộ phận khác nhau thì điều này vô cùng quan trọng. Việc ghi lại khu vực đánh giá đảm bảo lãnh đạo biết chắc đây là kết quả đánh giá của khi vực nào.
• Ngày đánh giá: nói cách khác là ghi lại thời gian cuộc đánh giá diễn ra. Đây là điểm mà các nhà lãnh đạo rất quan tâm bởi nó ảnh hưởng đến nhân sự và thời gian mà tổ chức bỏ ra cho cuộc đánh giá. Những điều này liên hệ trực tiếp đến kinh phí tổ chức đầu tư cho cuộc đánh giá
• Tiêu chuẩn sử dụng: Hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 13485… rất quan trọng với bên thứ ba. Hệ thống đánh giá được sử dụng phần nào cho thấy chất lượng của kết quả đánh giá.
• Trưởng đoàn đánh giá và các thành viên: Việc ghi lại trưởng đoàn đánh giá và các thành viên trong đoàn đánh giá nhằm quy trách nhiệm của các đối tượng đó đối với kết quả đánh giá. Việc này giúp đảm bảo các đánh giá viên làm việc nghiêm túc để có được kết quả khách quan, xác thực.
• Các cá nhân được phỏng vấn: Điều này giúp chứng minh kết quả đánh giá là các thực.
• Các điểm thực hiện tốt: Các điểm cộng cho cách hoạt động của bộ phận hay cách làm việc của cá nhân nào đó giúp ban lãnh đạo thấy được hiệu quả công việc của bộ phận hoặc người được đánh giá. Từ kết quả này ban lãnh đạo có thể có nhìn thấy cơ hội của tổ chức.
• Các điểm chưa phù hợp: Các điểm chưa phù hợp mà đánh giá viên phát hiện sẽ là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra những chỉnh sửa. Sẽ sai sót nhiều nếu người đánh giá không nhìn ra và ghi lại những điểm thiếu sót.
• Nhận xét rủi ro và cơ hội cải tiến, phát triển: Đây cũng là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra quyết định của mình. Ở một khía cạnh khác, nhận xét là cách mà đáng giá viên nhìn nhận được những cơ hội cũng như rủi ro của tổ chức.

Với quy trình thực hiện một cuộc đánh giá như trên, kết quả mà đánh giá viên gửi cho ban lãnh đạo sẽ là những thông tin hữu ích và xác thực nhất. Cuộc đánh giá sẽ phát huy tác dụng và mang lại ý nghĩa to lớn trong việc điều chỉnh, cải tiến hoạt động của tổ chức.

Nếu bạn cần tư vấn thêm để có những hướng đi đúng đắn, đội ngũ chuyên gia của Topmanjsc luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Mọi thông tin bạn có thể liên hệ qua:

CÔNG TY CỔ PHẦN TOPMAN

Chuyên đào tạo và tư vấn quản lý cho doanh nghiệp

Vì sự Thành công của Bạn!

VPGD 1: P.2307B, Tòa Riverside, 79 Thanh Đàm, Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội

VPGD 2: P.908, Tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 0962 588 402, 0962 253 402

Email: InFo@TopManJsc.com, TopManJsc@gmail.com

Website: www.TopManJsc.com, TopMan.edu.vn