TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Thông thường mọi người thường nghĩ 5S Kaizen chỉ được áp dụng trong các đơn vị sản xuất, tại nhà xưởng, kho hàng. Tuy nhiên, hiện nay không chỉ các khối sản xuất, lưu trữ mà cả khối văn phòng cũng đã áp dụng khá thành công.

Ý nghĩa của việc áp dụng 5S Kaizen trong công tác quản trị văn phòng

Việc áp dụng 5S Kaizen trong văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng vì nó tạo nên một sự quản lý thống nhất, logic trong công tác quản trị. Cụ thể:

Giúp cho môi trường văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp qua đó tạo được sự thoải mái của mọi người trong văn phòng, qua đó sẽ tăng hiệu suất làm việc.

Tạo được sự trật tự trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ. Chính vì vậy sẽ giảm thiểu được thời gian cũng như công sức trong việc lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ.

Tạo ra được thói quen tốt cho toàn bộ các cán bộ, nhân viên về việc giữ gìn vệ sinh, sắp xếp và tinh thần sẵn sàng.

Áp dụng 5S Kaizen trong công tác quản trị văn phòng

Thứ 1, Sắp xếp lại không gian văn phòng để đảm bảo vừa thoáng đãng, vừa tiết kiệm diện tích lại vừa gọn gàng. Nên vẽ và sắp xếp sơ đồ vị trí khu vực làm việc của sếp, nhân viên, lối đi….cân đối hợp lý diện tích của từng phòng, từng tổ làm việc và các vị trí xếp tài liệu, hồ sơ.

Thứ 2, Quy định cụ thể về các tiêu chí trong việc thực hiện 5S của từng thành viên, của từng đội, nhóm, bộ phận để cùng nhau thực hiện, thi đua

Thứ 3, Quy định cách sắp xếp từng loại tài liệu, từng khu vực để tài liệu ( cả tài liệu bản cứng và tài liệu bản mềm). Định kỳ kiểm ra, phân loại và loại bỏ các thứ không sử dụng nữa. Trước mỗi hồ sơ và loại hồ sơ thì nên ghi rõ tên loại hồ sơ, nhãn hồ sơ để sắp xếp cho hợp lý.

Thứ 4, Bàn làm việc của các cá nhân phải ngăn nắp, gọn gàng. Hàng ngày trước khi về phải thu dọn sạch sẽ, gọn gàng, mọi thứ phải để đúng nơi quy định.

Thứ 5, Cách sắp xếp công việc cần giải quyết xem công việc nào cần giải quyết trước, công việc nào giải quyết sau và cần phải có kế hoạch thời gian cho từng công việc một.

Thứ 6, tùy vào từng đơn vị mà có thể đưa ra những công việc cụ thể dựa vào bộ quy chuẩn 5S.