TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Trên thực tế, hoạt động 5S có thể triển khaii cùng lúc với 8 nội dung sau đây:

I. Bảo trì tự quản (Autonomous Maintenance – Jishu-Hozen).

Người đứng máy hay vận hành máy (Operator) sẽ phải biết sửa chữa và bảo trì máy ở một mức độ nhất định thay vì khi máy hỏng chỉ biết tắt máy rồi chờ đội bảo trì đến sửa.

Đào tạo đội ngũ công nhân vận hành để giảm thiểu sự chênh lệch giữa họ và đội ngũ bảo trì nhằm tạo điều kiện dễ dàng hơn khi họ làm việc chung một nhóm. Cải tiến máy móc để công nhân vận hành có thể phát hiện được những hiện tượng bất thường và đo lường được sự xuống cấp của thiết bị trước khi có ảnh hưởng đến quá trình và dẫn đến hư hỏng. Chỉ cần Operator làm được 30% công việc của bộ phận bảo trì thì năng suất thiết bị sẽ tăng lên thấy rõ.

Công nhân vận hành sẽ lần lượt thực hiện 7 bước sau đây để nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia và trách nhiệm đối với thiết bị của họ:

1. Thực hiện việc lau chùi và kiểm tra máy móc, thiết bị.

2. Loại trừ nguyên nhân gây bẩn máy và làm cho công việc vệ sinh dễ hơn.

3. Xác lập tiêu chuẩn cho việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị.

4. Đào tạo về kỹ năng kiểm tra, kỹ năng bảo trì và sửa chữa.

5. Thực hiện tự kiểm tra toàn bộ.

6. Tiêu chuẩn hoá các quy trình và nơi làm việc.

7. Tự bảo trì toàn bộ.

II. Cải tiến có trọng điểm (Focus Improvement – Kobetsu-Kaizen).

Trong thực tế tại mỗi tổ chức luôn luôn nẩy sinh những vấn đề, như: chất lượng, chi phí, năng suất, an toàn lao động v.v… tuỳ theo từng thời điểm và tuỳ theo ý nghĩa then chốt và bức xúc của sự việc trong thời điểm đó, người ta sẽ chọn lựa và đưa ra vấn đề và thành lập nhóm hay tiểu ban để tập trung cải tiến. Bên cạnh đó vẫn khuyến khích những sáng kiến cải tiến nhỏ của từng cá nhân hoặc từng bộ phận trong công ty/nhà máy. Tất cả đều nằm trong chiến lược phát triển của công ty/nhà máy: cải tiến liên tục nhưng ở đây muốn nhấn mạnh ở điểm nếu tập trung tất cả nguồn lực vào một mục tiêu nhất định thì dễ dẫn đến thành công mà không lãng phí thời gian và công sức.

Công cụ thường trực được sử dụng trong hoạt động nhóm là:

– Tư duy tập thể (Brainstorming)

– Năm vấn đề lớn (Big Five)

– Sáu singma (Six Sigma)

Chủ đề của cải tiến thường là các chỉ số hoạt động then chốt KPIs (Key Performance Indicators) P, Q, C, D, M, S như đã nói trên và 16 tổn thất chính thường có trong quá trình sản xuất sau đây:

Tổn thất thiết bị:

1. Dừng máy bất ngờ do sự cố

2.Thời gian cài đặt và cân chỉnh

3. Thời gian cài đặt dừng máy

4. Chạy không tải

5. Giảm tốc độ

6. Phế phẩm/Tái chế

Tổn thất do con người:

7. Quản lý sản xuất

8. Tổ chức dây chuyền

9. Tổ chức hậu cần

10. Đo lường và Điều chỉnh

Tổn thất do các nguồn lực khác:

11. Chủ động dừng máy

12. Mất nhân lực do tai nạn lao động

13. Thay đổi sản phẩm

14. Tổn thất năntg lượng

15. Chi phí sửa chữa và thay thế dụng cụ

16. Tổn thất sản lượng.

III.Bảo trì có kế hoạch (Planned Maintenance)

Từ trước đến nay thường chỉ thụ động đối phó với sự cố máy móc: hỏng đâu sửa đó (giai đoạn Breakdown Maintenance cách đây 70 năm) trong khi thế giới hiện nay đã đạt đến bảo trì ngăn ngừa (Preventive Maintenance).

Nội dung này định hướng vào công tác lập kế hoạch bảo trì ngăn ngừa (preventive maintenance schedule) dựa trên cơ sở thời gian chạy máy và điều kiện làm việc của máy cũng như khuyến nghị của nhà sản xuất máy, bên cạnh đó là dự phòng vật tư, nhân lực, thời gian để không ảnh hưởng sản xuất. Và quan trọng là phải thực hiện đúng theo kế hoạch. Bảo trì theo kế hoạch tốt sẽ giảm thời gian dừng máy đột ngột, tăng tuổi thọ máy, giảm thời gian sửa chữa khắc phục (Corrective Maintenance) và chi phí bảo trì. Kết hợp chặt chẽ với nội dung bảo trì tự quản.

IV. Quản lý chất lượng (Quality Management Hinshisu-hozen).

Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng trên cơ sở con người (kỹ năng), thiết bị (tự động, độ chính xác và tin cậy cao), vật tư (nguyên liệu, bao bì), phương pháp sản xuất và thông số qúa trình. Kiểm soát chất lượng từ khâu đầu tiên đến khâu phân phối và hậu mãi nhằm xác lập và duy trì các điều kiện để đạt “không lỗi”. Có hệ thống khắc phục và ngăn ngừa sự chênh lệch chuẩn của sản phẩm là trách nhiệm của mọi người và người chỉ huy là bộ phận bảo đảm chất lượng trong đơn vị. Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 và phương pháp cải tiến “6 Sigma” là những công cụ hiệu quả để duy trì và cải tiến chất lượng.

V. Quản lý từ đầu (Early Management)

Xác lập một hệ thống dữ liệu để đánh giá và rút kinh nghiệm trong quá khứ khi chuẩn bị đầu tư mua sắm thiết bị mới hay trước khi nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.

Thiết bị mới phải có ưu điểm tích cực hơn thiết bị cũ: dễ vận hành, dễ vệ sinh, dễ bảo trì và tin cậy, ít tiếu tốn năng lượng, tuổi thọ cao hơn v.v…

Nội dung này kết hợp chặt chẽ với bảo trì có kế hoạch.

VI. Huấn luyện và đào tạo (Training & Education)

Quản lý chất lượng là một quá trình học tập không ngừng. Cán bộ, nhân viên phải được thường xuyên huấn luyện nâng cao kỹ năng và thái độ làm việc. Cán bộ cần được đào tạo về khả năng quản lý, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, quản lý chất lượng v.v…

Nội dung này hỗ trợ tích cực cho các nội dung nói trên, đặc biệt là nội dung bảo trì tự quản. Ngược cại, các nội dung nói trên giúp định hướng cho công tác đào tạo của doanh nghiệp.

VII. Quản lý chất lượng trong hành chính quản trị và các bộ phận hỗ trợ (QM for Admin & Supply Chain)

Bộ phận hành chính và các bộ phận hỗ trợ như cung ứng, bán hàng và hậu mãi có thể được xem là một phần của quy trình vì nhiệm vụ của họ là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cũng như phục vụ các nhu cầu khác của sản xuất. Nội dung chính áp dụng ở đây là huấn luyện đào tạo, hoạt động 5S và cải tiến có trọng điểm.

VIII. An toàn & sức khoẻ & môi trường (Safety & Health & Environment – viết tắt là SHE).

Mục tiêu của nội dung này là không có tai nạn lao động, không có bệnh nghề nghiệp, không tác động đến môi trường.

Thực tế trong sản xuất đã cho thấy không thể đạt được năng suất cao, chất lượng ổn định nếu nơi làm việc bừa bãi, trơn trợt, thiếu ánh sáng, đầy tiếng ồn, bụi bậm, mùi hôi thối dẫn đến bệnh nghề nghiệp và mối hiểm nguy chực chờ hằng ngày. Ngoài ra sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp nếu có sự khiếu nại của cộng đồng khi môi trường sống của họ bị ô nhiễm.

Đơn vị phải có chính sách về SHE và công bố rõ ràng, bám chặt các quy định của luật pháp về an toàn, sức khoẻ, môi trường. Có nhân viên chuyên trách về an toàn lao động. Xác định một hệ thống đánh giá về các mối nguy hiểm, các khía cạnh sản xuất có ảnh hưởng đến môi trường làm việc và môi trường sống của cộng đồng để tập trung cải tiến. Huấn luyện về nhận thức cho mọi người. Huấn luyện về các kỹ năng PCCC, kỹ tăng cứu thương. Có quy trình về trường hợp sự cố khẩn cấp. Có hệ thống báo cáo tai nạn và báo cáo suýt bị (Near Miss Report). Trang thiết bị về an toàn đầy đủ. Có hệ thống xử lý chất thải và khí thải đạt tiêu chuẩn.