TopManTopMan, đào tạo quản lý, tư vấn quản lý, tư vấn iso

Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là:

– Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;
– Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;
– Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến;
– Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp.

Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng thời phải hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận.

Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này.

Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trong tâm như sau:

– Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5S hay không?
– Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình hay không ?
– Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
– Nơi làm việc có an toàn không?
– Máy móc thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?
– Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không?
– Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?
– Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
– Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
– Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
– Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?
– Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?

Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được.

Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt.

Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp.